業務タスクと個人タスクのゴールを明確にして仕事も人間関係も円滑に

業務内容やプロジェクトの規模などに関わらず、大なり小なり発生するタスク。

タスクをこなすとき、内容や期限は重要ですよね。

では、その業務タスクのゴールとあなた個人タスクのゴールは意識していますか？

そこを明確にしないと、業務タスク自体のゴールにたどり着けなくなってしまう可能性もあります。

後輩や同僚に仕事を頼むと、たびたび、このゴールがごちゃまぜになっているケースに出会います。

この記事では、私の実際の体験談もとにした例を挙げながら、仕事を円滑に回すために大切なタスクごとのゴールとそのプロセスを意識することについてまとめたいと思います。

業務タスクに関わる全ての個人タスクを考慮する

タスクのゴールは、必要なプロセスを経て、タスクが完了したと言える状態になることです。

業務タスクは、複数の個人タスクによって構成されていることが多々あります。

そのため、自分以外のタスクも考慮したうえで、自分のタスクの完了を目指す必要があります。

例１）先輩と2人で担当している得意先との打合せが1週間後に決まり、先輩から、当日使うプレゼン資料を作成するようにとの指示を受けました。資料は、先輩が確認したうえで、前日までに、先輩から得意先に送付することになっています。

この場合、あなたはいつまでに資料を作成しますか？得意先へ送付する期限の打合せ前日でしょうか？

各タスクのゴール、必要なプロセスは以下になります。

個人タスク以外に先輩のタスクも発生します。資料が一発OKにならない可能性もありますし、打合せ前日は先輩のスケジュールが立て込んでいるかもしれません。

私は過去、打合せ前日の夕方に資料の確認依頼をされたことがありますが、上記のように考えたとき、どう考えても先輩部分のタスクの期限にしわ寄せがきていることがわかりますよね。

最悪、得意先への提出期限に間に合わない可能性も出てきてしまいます。

自分ひとりで完結する仕事でない限り、自分以外のタスクやさまざまな可能性を考慮して、期限を設定することが、仕事を円滑に回すうえで重要になってきます。

先輩や上司など気づいた側が、催促したり注意をしたらいいじゃないか、という考えもありますが、一度や二度ならまだしも、「催促されるまでやらない」「催促されるのが当たり前」というスタンスでは、信用を勝ち取ることはできません。

人は、自分以外が原因でスケジュールの遅れやしわ寄せ、尻ぬぐいなど不利益を被ることが続くと、原因となる相手に不満を覚えます。

仕事上の人間関係を円滑に回すという面でも、各タスクのゴールを考慮することは有効だと思いますよ。