一般企業に勤める中堅社員であるわたくしミルトが、日頃、ビジネスの場で実際に行っているささやかだけど、暗黙の了解とされている豆知識をお伝えします。
◆今回お伝えしたいのはこんな人◆
これから得意先や外部企業へ資料を持参してプレゼンをする可能性がある新入社員や若手社員の方
新入社員や若手社員で、これから得意先デビューする方もいらっしゃるか思います。
今回お伝えするのは、得意先や外部企業向けにプレゼン資料をプリントアウトして持参する場合のささやかな豆知識です。
スクリーンにスライドを写してプレゼンするため、配布資料が不要な場合は、読み飛ばしてくださいまし。
より印象づけたいなら、全員に資料が行き渡るようにすることが大切
得意先への訪問理由は、製品やサービスの営業、ヒアリングや状況報告など業務の種類や立場によってさまざまありますよね。
そのどの状況にも共通する大切なことの一つに、得意先の担当者全員へ資料が行き渡るように準備することということが挙げられます。
資料が手元にない状態だと、営業などで、得意先へアピールしたい場合にも、印象が残りづらく、アピールポイントが十分に伝わらない可能性があります。
イメージがわかない中、聞き役に徹し続けるというのも辛いものがありますよね。
得意先へ訪問するということは、得意先担当者に時間を作っていただいているという場合も多くなりますので、必要最低限の時間で、要点をしっかり伝える意識が必要です。
そういった理由からも、資料を見ながらプレゼンを聞いてもらえる状況にすることは、とても大切なんです。
習慣化しておきたい事前準備
実際に私が行っているプレゼン当日までにしておきたい事前準備をご紹介します。
「当たり前」と感じるくらい基本的に感じるかもしれませんが、しばしばできていない方を目にすることがあります。
意識しなくてもできるくらい習慣化しておくと、プレゼンに集中できるので、おすすめです。
事前準備１：事前に得意先・自社の参加人数を確認しておく
得意先・自社それぞれの当日の参加人数を事前に確認しておきましょう。
確認できるのであれば、得意先の参加者がどういった役職や立場の方かもわかると、プレゼンの仕方を工夫できる場合もあります。
事前準備２：得意先向け＋プレゼンター分はカラー、社内用はモノクロでOK
企業ごと多少の違いはあると思いますが、経費削減のため、カラー印刷はできるだけ減らすことを推奨している企業は多いのではないでしょうか。
とはいえ、得意先への配布資料はカラーが必須です。また、得意先に手元の資料を見せながら話をするプレゼンター分もカラーのものを用意しておきましょう。
また、1ページに1スライドになるようにしておきましょう。両面印刷も可です。
自社の担当者については、モノクロかつ、2in1の両面印刷で十分です。
＜配布資料プリントアウト例＞
・得意先向け・・・カラー、1ページに1スライド、両面印刷
・自社向け・・・モノクロ、1ページに2スライドの両面印刷
事前準備３：余ってもいいから、人数分＋１～２部は余計に持って行く
得意先向け、社内向けともに、参加人数より１～２部余計に持っていきましょう。
急遽、参加者が増えることもままあります。
特に、得意先向けのカラー分は少し多めでもいいかもしれません。
経費削減とは矛盾しているかもしれませんが、１部の資料を２名以上で見ていただく、カラー分が足りず、自社向けのモノクロ資料を渡すっといったことを避ける方が大切になります。
おわりに
「基本的すぎる」と感じた方もいるかもしれません。
それでも、抑えておいて損はありません。
ほんのささいなことでも、得意先へ与える印象は変わってくるものです。
また、自分の気持ちの面でも、できる限りの準備をしておくだけで、安心感が全く違います。
少しでも、参考になれば幸いです。
